Время – деньги

Во всем виноват русский фольклор. Емеля с Ильей Муромцем на печи сидели до 33 лет, царевны суженных дожидались, сидя в резных теремах, цари героев слали за тридевять земель… А поговорки?! «Обещанного три года ждут». «Утро вечера мудренее». «День да ночь – сутки прочь»… Как будто мы вечные… Ясно, что с таким привитым отношением к главному нашему и очень ограниченному ресурсу, не торопимся мы поживать да  добро наживать. Все больше ждем какую щуку да лягушку сказочную. А вот в Древнем Риме знали цену времени. BIS DAT, QUI CITO DAT[1] и FECI AUOD POTUI, FACIANT MELIORA POTENTES[2], экономически предпочтительнее «Время придет, и час пробьет», да  «Дал бог денечек, даст и кусочек».

AB OVО[3].

Принципы управления финансами просты и сведены к трем основным положениям. Однако научить управлять финансами на каждом рабочем месте не просто, а очень непросто. Повальная некомпетенция граждан в вопросах практики с основным средством обращения современного экономического общества в сочетании с врожденным нежеланием менять свои представления о знакомых и привычных вещах приводит к закономерному результату в виде анархии в вопросах финансовой дисциплины. Все равно, как в средние века рассказывать про космос бюргеру уверенному, что Земля плоская.

Индикаторы финансового положения предприятия – это три основные группы показателей – один необходим для оценки влияния заемных средств на компанию, другой – структуры капитала, а третий – надежности основного актива.

Финансовое влияние на предприятии осуществляется неоднородно. Единовременно различные структурные подразделения компании могут: принимать решения финансового характера (администрация), генерировать доходы (торговые подразделения), генерировать расходы (производственные подразделения). Для организации действующей системы финансового управления необходимо четко разграничить структурные подразделения по вышеупомянутым принципам, поскольку они будут выполнять разные задачи, часто несовместимые между собой. Finis[4]

Перейдем непосредственно к тому, для чего начали эту тему – к описанию первого принципа управления финансами.

Tempori parce[5]

Почему время – это деньги, можно рассматривать с разных точек зрения, и практически всегда это окажется истиной. Сухо, в манере учебников по финансовому менеджменту, мы срезюмировли сей факт в прошлом выпуске Референта – любой задействованный капитал должен произвести оборот товар-деньги-товар в оговоренный срок и принести доход не меньше затрат по привлечению капитала. Впрочем, если бы все читали учебники (а главное – понимали, что в них написано), мне не следовало бы писать эту статью. Посему попытаюсь перевести с научного языка на обычный и воспеть глубинную философию не наглядных экономических выкладок.

Давайте мысленно перенесемся в те незамутнённые цивилизацией времена, когда денег еще не было в помине, и человек разумный добывал себе пропитание охотой. Например, рыбалкой. Брал дубину подходил к проточине, глушил проплывающую рыбу, тащил домой, кормил семью, возвращался к проточине, глушил проплывающую рыбу и т.д. Не правда ли, мало отличается от современного рабочего процесса заурядного работника?

Реакция на трудности в добывании пропитания тоже не сильно изменилась. Наш пращур, так же как и мы а) писал жалобы, что рыбы в протоке не оказалось или, что он сидел на протоке столько же, сколько Иванов, но его рыба оказалась меньшей б) организовывал профсоюзы и подписывал коллективный договор с протокой предоставлять необходимое количество рыбы вне зависимости от сезонных и прочих обстоятельств в) требовал, чтобы в протоке вместо рыбы оказалось мясо, мед и прочие деликатесы того времени. Только, соответственно, не в судебные инстанции, а деревянному столбу с намалеванным на нем лицом бога пропитания. Ну и с известным переменным результатом разумеется.

Впрочем, были среди наших родоначальников и другие представители, которые время на увещевание столбов не тратили. Они а) изучали, в каких местах водится больше рыбы, б) методом проб и ошибок усовершенствовали дубину в гарпун, удочки, сеть и мережи, чтобы глушить рыбу с первого раза и желательно не одну, а также, чтобы рыба ловилась сама и в отсутствии охотника в) искали способы разведения рыбы в доступных им водоемах г) перепробовали все доступные сорта рыб, чтобы узнать какие наиболее питательные и вкусные. Собственно, как известно они в своих исканиях преуспели и в отличие от своих взывающих к истуканам коллег получили первую в мире прибавочную стоимость – большее количество благ. чем им было необходимо для собственного пропитания за ту же единицу времени. Потом они начали обменивать добычу на пресловутые территориально доступные деликатесы. Потом они захотели деликатесов позамысловатее, и от тех охотников, которых рыба не интересовала и они на общем собрании договорились, что средством расчета назначаются кружочки желтого метала, которые назвали деньгами. Потом идолопоклонники решили, что эффективно вылавливать рыбу не справедливо, поэтому необходимо немедленно разделить все выловленное сверх меры между прочими соплеменниками. Потом умные родственники стали кормить часть неумных, чтобы те защищали от оставшихся неумных. Потом… В общем, вы знаете, что было дальше.     

Tempora mutantur et nos mutantur in illis[6]

Я бы поспорила с Овидием, который произнес эту фразу. Впрочем, он был не финансистом, а поэтому возможно его утверждение верно для культурного поведения, но не для экономического. Посудите сами.

Вернемся в дни сегодняшние. Предположим, у меня как у представителя «сидячей» профессии разболелась рука. Дело серьезное. Рука – мой рабочий инструмент. Надо идти к врачу. Потратила 20 минут на дозвон в регистратуру. Тётечка записала меня к терапевту – еще минут пять. Запись ведется в компьютере, но вместо того, чтобы послать это по электронной почте, она распечатывает ее на бумажке и выдает врачу распорядок дня. Мое посещение врача занимает около получаса – из них двадцать минут я просидела в очереди, которая «сдвинулась», минуту заняло выяснение жалобы, а оставшееся время врач (!) высоквалифицированный специалист, потративший годы на свое образование и получение опыта, выписывала направления, заполняла карточку пациента, бланки на оплату в больничную кассу и еще какие-то бланки, назначение которых я постеснялась спросить.  Выходя, краем глаза заметила, что сестричка заносила в компьютер что-то  с бумажек, выписанных врачом. Пошел новый круг – запись к невропатологу, посещения врача, направление на рентген. Запись на рентген, посещение, снимок выдали передать врачу. Запись к невропатологу, посещение, назначение физиотерапии, оформление, назначение, оформление… В итоге, к моменту завершения цикла товар-деньги-товар (в данном случае, услуга-оплата- услуга) затраченные системой оплаченные временные ресурсы врачей, регистраторов, сестричек и административных работников несоизмеримы с социальной значимостью результата. Так откуда же взяться деньгам в нашей системе здравоохранения?!

Возьмем, к примеру, регистратуру. В моем случае, результатом взаимодействия с этим подразделением должна была стать помощь в установлении связи больной-доктор, а также накопления анамнеза для его последующего использования при оказании медицинских услуг. Стоимость этой операции составила:

      а) время работы регистратора;

      б) потраченное мое (клиента) время на дозвоны и ожидания выполнения работы регистратора;

      в) время медперсонала,  осуществляющего многократную фиксацию одного и того же факта пребывания меня на приемах и во многом повторяющую деятельность регистратора.   

Обычно со стороны (а особенно при прослушивании неоднократных телефонных пи-пи-пи) хорошо заметны пути оптимизации чужой работы. Ведь ясно же – двойную регистрацию записей со стороны регистратора и медперсонала надо заменить на общую базу данных с разными правами доступа – один зарегистрировал заявку на прием, второй подтверждает факт прибытия пациента и делает краткую запись о приеме, дает ссылку на дальнейшие назначения, которая преобразуется в заявку на прием к другому специалисту, запись от которого автоматически попадает обратно к ведущему врачу и так далее. Регистраторам, в таком случае, остается время для обновления расписания врачей и размещения его в доступном для клиенте месте (на домашней странице или табло). Могут быть обобщены и распространены правила посещения кабинетов (сокращая время на повторяющиеся справки и время медперсонала затраченное на прием).

Тоскливое взаимодействие с пациентами может быть с заменено на онлайн регистрацию, электронные справки и прочее. Учитывая неоднородность клиентуры – не все имеют доступ и навыки доступа к интернету, услугу записи можно оставить. Однако с высвобождением времени регистраторов ее можно производить с индивидуальным подходом, одновременно осуществляя ряд других необходимых функций – например, выявление изменений потребностей клиентов, контроль и разрешение конфликтных ситуаций с медперсоналом.

Все прочее – архивирование, хождение по кабинетам с папочками и списками – передать на аутсорсинг. А проставление печатей на больничных вообще упразднить, как ретроградство. Современные технологии позволяют изготовить печать любого заведения в течение 15 минут, и если уж кому то придет в голову подделывать бюллетени, то точно не печать будет основным сдерживающим фактором.

Здравоохранения – это лишь яркий ПРИМЕР афинансового поведения, проявления которого разняться от предприятия к предприятию принимая причудливые формы называемые обычно традициями и корпоративной культурой. Попробуйте соотнести это с существующими у вас процессами. И имейте в виду, что все оправдания типа «ну, у нас особая ситуация» и иже с ними, это тот самый зов природы, о котором я подробно рассказывала в прошлом номере Референта. Можете сами себе представить возмущение работников регистратуры, если бы я изложила свои вроде бы логичные доводы по оптимизации им или их начальникам… Вроде как не лезь со своим уставом в наш монастырь.

Вот принцип, который должны усвоить все ваши работники, а в особенности работники генерирующие расходы – Сausa causalis[7] произведения добавочной стоимости – это более эффективная по сравнению с конкурентом работа за один и тот же промежуток времени. Неэффективной работой признаются ВСЕ повторяющиеся нудные процессы и некоторые единовременные действия, в которых вы не являетесь и не хотите быть профессионалами. Замените:

1) повторяющиеся внутренние процессы, которые осуществляют производственные операции, внутреннюю отчетность, делопроизводство на автоматизацию. Зачем держать биологических роботов – они имеют низкий КПД, требуют много места на размещение и нестандартные запросы по обслуживанию, а самое главное считают себя равными тем, кому служат? Или если вас покоробило от этих слов, тогда скажу по-другому. Вы уверены, что имеете право задействовать на отупляюще – деградирующих работах человека – Творца по своей сути?! ;

2) повторяющиеся процессы по взаимодействию с неконтролируемой внешней средой, которые обычно приходятся на  юридическую службу, логистику и снабжение, и обязательно на внепродажную часть работы с клиентами  на творческий процесс. Исходя из вышеизложенного все, что невозможно автоматизировать, должно осуществляться как произведение искусства – вдохновенно и созидательно. Секретарь должен воодушевленно поддерживать беседу с посетителями, снабженцы уметь договариваться об условиях поставки, а не «ездить на базу», юристы описывать суть сделки и предусматривать риски, а не качать «болванки» в интернете. То есть должна прослеживаться ориентация к накоплению времени, а не просиживанию штанов.

3) одноразовые неповторяющиеся действия на аутсорсинг. Пусть и другая компания, оптимизируя многие повторяющиеся действия, получит свой экономический эффект.

Кстати, соблюдение этих, в общем-то совершенно финансовых, принципов приведет к интересным последствиям – работа вашим работникам станет доставлять радость. Они почувствуют полноценность своего бытия и тягу к производственному процессу.

Tempus edax rerum[8]

Наверно все, что я рассказала, звучит на первый взгляд вдохновляющее. И на второй, наверное, тоже. Но вот внедрение, а тем более контроль выполнения этих принципов – невозможны. На первый взгляд. Да и на второй тоже.

Вы столкнетесь с тем, что в прошлой статье было описано как финансовые психологические заболевания. Попробуй, скажи работнику, что начиная со следующего дня, его размеренная работа упраздняется и ему в обязанности вменяется ежедневный творческий процесс по оптимизации и эталонизации его деятельности. В лучшем случае вас мысленно пошлют куда подальше и продолжат свою малодушное отбывание на работе. В наибольшей мере этому способствует иерархическое управление на предприятии. Когда каждый «выше головы не прыгает» и «не высовывается». Напрашивается вывод, что для введения творческого управления начальству самому стоит формально отказаться от лидирующего положения на предприятии и поставить соблюдение финансовых принципов (а не мнение начальства) в основу проверки на истинность принимаемых работником решений. Для иллюстрации вернемся к нашим первобытным охотникам. Вряд ли предложения вожака племени что-либо изобретать и повышать эффективность было бы встречено с энтузиазмом.  Зато могло бы сработать должным образом обставленное полученное сообщение от истукана, что в дальнейшем жертвы к нему необходимо совершать в виде регулярного повышения квалификации (спортивные игрища, соревнования по наилучшим инструментам ловли и т.п.), а он в свою очередь обязуется регулярно озарять избранных им персон внесением рацпредложений. В свою очередь избранным можно стать ведя праведную жизнь в виде постоянного анализа своей деятельности… 

Для практического внедрения принципов эффективного расходования времени предпочтительно использовать так называемый аудит функций – в течении некоторого времени (обычно рабочей недели) записывать все произведенные работником манипуляции, включая перекуры, походы в туалеты, перекусы, беседы в  одноклассниках и подобные. Учтите, что подобными подробностями работник с вами делиться не будет, поэтому поставьте этот вопрос как личный вызов. Пусть он сам активизирует свои творческие порывы, вносит и реализовывает рацпредложения. Результат не замедлит себя ждать.

Tempus nemini[9]

Конечно, было бы прекрасно, если бы основы финансов и экономики изучали в школе,  тогда у всех выпускников понятие денег было бы общим. Но имеем то, что имеем. Поэтому каждому отдельно взятому работнику необходимы некоторые осязаемые координаты, по которым он мог бы соотнести является ли его деятельность благотворной для предприятия или нет.

Такой координатой для расходообразующих подразделений может служить описанный в первой статье цикла показатель покрытия. Напомню, что общее правило элементарно – срок оборачиваемости активов на предприятии должен быть сбалансирован соответствующими по сроку погашения ресурсами. А поскольку ресурсы в наше время бесплатными не бывают, то чем быстрее вы оборачиваете выданные вам активы, тем большую прибыль для предприятия приносит ваша деятельность. В компаниях с авторитарным руководством принято даже распространять нормы оборотов. Максимальная сумма остатков на складе, время оборота товара в магазине, допустимый процент неликвидов в общих запасах, лимиты на потребление бумаги, канцтоваров и телефонных разговоров… В новых условиях достаточно просто ознакомить работников с существующим показателем покрытия и пригласить всех коллективно и в отдельности принять участие в изобретении способов эффективного употребления ресурсов, а затем гордо следить за положительной динамикой.

SUMMA SUMMARUM [10]

  1. Для подразделений генерирующих доходы основным финансовым принципом работы должно служить правило: за единицу времени необходимо произвести наибольшее возможное количество благ.
  2. Для воплощения основного финансового правила в жизнь необходимо его внедрить как философию предприятия, как религиозные догмы, которым подчинены все, включая начальство всех уровней.
  3. Практическая реализация принципа осуществляется через проведения аудита рабочего времени и выявления всех повторяющихся однородных операций, которые необходимо автоматизировать, повторяющихся неоднородных операций, в которых работникам необходимо совершенствовать для достижения высокого творческого потенциала их реализации и неповторяющихся разного рода действий. Которые по возможности необходимо исключить из функций работников, передав на аутсорсинг профессионалам.
  4. Индикатором динамики эффективности генерирования расходов является показатель покрытия, рассмотренный в Референте Nr.12(672) от 20 июля 2012 года.

В следующем номере мы рассмотрим  основное финансовое правило для подразделений генерирующих доходы.

[1] вдвойне дает тот, кто дает скоро

[2] я сделал, что мог, кто может, пусть сделает лучше

[3] Начнем с яйца (лат.) т. е. с самого начала, с того, что было в самом начале

[4] Конец (лат.)

[5] Береги время (лат.)

[6] Времена меняются и мы меняемся вместе с ними (лат.)

[7] причина причин, главная причина (лат.)

[8] всепоглащающее время

[9] время никого (не ждет) 

[10] окончательный итог